Template de controle de prazos: planilha grátis e como usar
Uma planilha pronta para controlar prazos por cliente, responsável e prioridade, com instruções de uso e o momento certo de migrar para um app.
Uma boa planilha de controle de prazos resolve muita coisa: ela obriga a registrar cada entrega com data e responsável, permite ordenar tudo por vencimento e deixa claro o que está atrasado. Neste guia você baixa gratuitamente um template de controle de prazos pronto para Excel ou Google Sheets, entende para que serve cada coluna, aprende fórmulas úteis e vê em que momento faz sentido trocar a planilha por um app.
O que vem no template
O arquivo é um CSV com cabeçalho e cinco linhas de exemplo (que você pode apagar). Ele usa ponto e vírgula como separador e codificação UTF-8, o padrão mais compatível com o Excel em português. As colunas são:
| Coluna | Para que serve | Exemplo |
|---|---|---|
| Cliente/Projeto | Agrupa e filtra as entregas por cliente ou projeto. | Cliente A |
| Tarefa | O que precisa ser entregue, começando por um verbo. | Enviar proposta revisada |
| Responsável | Uma única pessoa que responde pela entrega. | Ana |
| Prazo (AAAA-MM-DD) | Data de entrega no formato ISO, que ordena corretamente. | 2026-11-05 |
| Prioridade | Baixa, Média, Alta ou Crítica. | Alta |
| Status | Pendente, Em progresso, Em revisão, Concluído ou Atrasado. | Em progresso |
| Origem | Onde a demanda nasceu (e-mail, Trello, Jira, agenda…). | |
| Link | Endereço do cartão, issue ou e-mail original. | — |
| Observações | Dependências, aprovações pendentes, contexto. | Aguardando orçamento |
As prioridades e os status seguem a mesma lógica usada no Chronos, o que facilita a transição caso você decida migrar para um app no futuro.
Como abrir o template
No Excel
- Baixe o arquivo e dê dois cliques. Em instalações do Excel em português, as colunas já devem abrir separadas.
- Se tudo aparecer em uma única coluna, use Dados > Obter Dados > De Texto/CSV, escolha o arquivo, selecione a origem UTF-8 e o delimitador ponto e vírgula.
- Salve como
.xlsxpara manter fórmulas e formatação.
No Google Sheets
- Crie uma planilha em branco e vá em Arquivo > Importar > Fazer upload.
- Em "Tipo de separador", escolha Personalizado e digite
;(ou deixe a detecção automática). - Clique em Importar dados.
Fórmulas úteis
Os exemplos abaixo consideram o prazo na coluna D e o status na coluna F, com dados a partir da linha 2. Em
planilhas configuradas em português, as funções e o separador de argumentos (;) são os mostrados aqui.
Dias restantes
Crie uma coluna "Dias restantes" e use:
=SE(F2="Concluído";"";D2-HOJE())
O resultado mostra quantos dias faltam (números negativos indicam atraso). Se o Excel exibir uma data em vez de um
número, formate a célula como Número. Caso o prazo tenha sido importado como texto, converta com
DATA.VALOR(D2) ou use Dados > Texto para Colunas.
Destacar atrasados automaticamente
Selecione as linhas de dados e crie uma regra de formatação condicional por fórmula:
=E($D2<HOJE();$F2<>"Concluído")Escolha um preenchimento vermelho claro. Uma segunda regra para "vence em até 3 dias" ajuda a enxergar o que está chegando:
=E($D2>=HOJE();$D2-HOJE()<=3;$F2<>"Concluído")Contar pendências por responsável
=CONT.SES(C:C;"Ana";F:F;"<>Concluído")Como usar a planilha no dia a dia
- Registre toda demanda com data. Se alguém pediu "até sexta", vira uma linha com a data daquela sexta.
- Ordene por prazo e aplique um filtro para ocultar o que está concluído.
- Atualize o status ao fim do dia — cinco minutos bastam.
- Revise uma vez por semana: atrasados, próximos 7 dias e o que depende de terceiros. O guia como organizar prazos de vários clientes detalha essa revisão.
- Arquive mensalmente as linhas concluídas em outra aba para manter a planilha leve.
Os limites da planilha
A planilha é um ótimo começo, mas alguns problemas aparecem conforme o volume cresce:
- Tudo é manual. Cada tarefa que chega por Trello, Jira ou agenda precisa ser copiada à mão — e atualizada à mão quando muda.
- Não há lembretes. A planilha não avisa que algo vence em uma hora; você precisa lembrar de abri-la.
- Colaboração frágil. Várias pessoas editando ao mesmo tempo geram conflitos, linhas apagadas e versões paralelas.
- Sem contexto. Comentários, anexos e histórico ficam em outros lugares.
Quando migrar para um app de gestão de prazos
Considere trocar a planilha quando pelo menos um destes sinais aparecer:
- você gasta mais tempo atualizando a planilha do que trabalhando nas entregas;
- as demandas chegam de três ou mais ferramentas diferentes;
- mais de uma pessoa precisa atualizar os mesmos prazos;
- um prazo importante passou sem ninguém perceber.
No Chronos, as colunas deste template viram recursos nativos: cada tarefa tem prazo, prioridade (baixa, média, alta ou crítica), status, responsáveis e origem — mas a origem é preenchida automaticamente, porque as tarefas chegam sincronizadas de ferramentas como Google Calendar, Trello, Notion, Jira, Asana, ClickUp e GitHub. O feed mostra o que vence hoje e nesta semana, os quadros compartilhados substituem a planilha coletiva, e no plano Pro você recebe lembretes inteligentes ao longo do dia. Se quiser comparar alternativas antes, veja Chronos vs Trello vs Notion.
Dica: comece pela planilha durante uma ou duas semanas para criar o hábito de registrar prazos. Quando o hábito estiver firme, crie sua conta grátis no Chronos e conecte as ferramentas de onde as demandas vêm — você mantém o método e elimina o trabalho manual.